Smart Working: Lavorare da casa si può e si deve.
In questi giorni in cui i contatti sociali si sono pressoché annullati a causa del Coronavirus, molte aziende hanno scoperto una parola che è ordinaria per circa 570 mila italiani: Smart Working.
Letteralmente smart working significa “lavoro intelligente”, proprio ciò che il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM, ndr.) esorta a seguire: essere intelligenti, anche e soprattutto dal punto di vista lavorativo, vuol dire organizzarsi per evitare il più possibile gli assembramenti e gli incontri con la clientela, o gli altri colleghi.
La prima cosa da chiarire subito è che lo smart working non è il telelavoro. Quest’ultimo semplicemente sposta la scrivania dell’impiegato nella sua abitazione, ma gli orari e le mansioni restano identiche; mentre nello smart working c’è un differente grado di flessibilità, sia degli orari che delle mansioni, nel rispetto delle scadenze prestabilite. Il Ministero del Lavoro lo definisce “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.
Una persona che da casa sua si connette alla piattaforma di un’azienda e fa assistenza ai clienti per una determinata fascia oraria sta facendo del telelavoro. Il freelance con le scadenze fissate che dopocena finisce una presentazione o la mattina fa una teleconferenza da casa con la giacca e sotto i pantaloni del pigiama fa smart working.
Lo smart working prevede spesso il coordinamento di più persone dello stesso team, strumenti che devono essere disponibili su PC e smartphone e che devono favorire la condivisione e la modifica dei dati in tempo reale, qualcosa che va oltre il mandare una mail o scrivere in un gruppo di WhatsApp. Vediamo insieme quali sono i principali strumenti e canali comunicativi.
- G Suite: tutti gli strumenti che mette a disposizione Google. Google Drive permette di immagazzinare ogni tipo di file o cartella e renderla condivisibile per tutti. Grazie a Documenti è possibile creare un documento che può essere modificato in tempo reale da più persone e lo stesso vale per i fogli di calcolo, con Fogli, le presentazioni. Con Calendar potete tenere uno scadenziario aggiornato per tutti i membri di un gruppo di lavoro e fissare delle teleconferenze su Hangout. E tutto questo costa solo il tempo di crearsi una Gmail.
- Trello: è lo strumento perfetto per organizzare il flusso di lavoro tra più persone e volendo può essere migliorato integrandolo con Google Calendar e alcune funzioni automatiche. Ogni compito, ad esempio, un articolo da scrivere o un bug da eliminare, rappresenta una scheda aperta in cui è possibile scambiarsi messaggi, inserire link o documenti e che può essere spostata nelle varie colonne che sono state create per identificare le fasi di lavorazione.
- Slack: Un ottimo sistema di messaggistica interna per un team. È possibile creare stanze separate per ogni cliente o progetto, espandere i singoli messaggi in discussioni più complesse e integrare il tutto con gli altri strumenti che vi abbiamo segnalato.
- Pomodoro Tracker: La cosiddetta “tecnica del pomodoro” è un metodo di gestione del tempo strutturata in cicli di lavoro di 25 minuti, spezzati da una breve pausa di un paio di minuti e con pause più lunghe ogni quattro intervalli di tempo.
- Skype: resta un caposaldo delle teleconferenze ed è utilizzato da moltissime persone che magari non hanno dimestichezza con altri strumenti.